De ondernemingsraad en de bestuurder treffen elkaar met enige regelmaat op de zogenaamde ‘overlegvergadering’. Op de overlegvergadering vindt de gedachtenwisseling tussen ondernemingsraad en bestuurder plaats.
Daar worden standpunten en informatie uitgewisseld over alle sociale, organisatorische-, economische en financiële zaken die de onderneming aangaan.
Adviesplichtig – Instemmingsplichtig – Initiatiefrecht
De instemmings– en adviesplichtige zaken komen aan de orde en initiatiefvoorstellen van de ondernemingsraad worden daar besproken. De overlegvergadering is voor ondernemingsraad en bestuurder de belangrijkste vergadering.
De bestuurder en de ondernemingsraad kunnen alle onderwerpen die de onderneming betreffen in de vergadering aan de orde brengen.
Algemene bepalingen
De algemene bepalingen over de overlegvergadering staan in artikel 23 WOR. De bestuurder is degene die in de onderneming de hoogste zeggenschap heeft.
En de bestuurder is de vaste overlegpartner van de ondernemingsraad. Kent de organisatie meerdere bestuurders dan bepalen zij samen wie de overlegpartner van de ondernemingsraad is.
De Wet op de ondernemingsraden bepaalt niet het aantal overlegvergaderingen dat jaarlijks moet worden gehouden. Wel is bepaald dat er een overlegvergadering moet plaatsvinden binnen twee weken nadat de ondernemingsraad of de bestuurder onder opgave van redenen hierom heeft verzocht.
Ook zegt de wet dat er in ieder geval twee keer per jaar een overlegvergadering moet plaatsvinden waarop de algemene gang van zaken van de onderneming moet worden besproken.
De bespreking van de algemene gang van zaken staat genoemd in artikel 24 WOR.
Zowel de bestuurder als de ondernemingsraad kunnen zich op de overlegvergadering laten bijstaan door anderen, bijvoorbeeld: HRM, andere bestuurders, trainer ondernemingsraad of andere deskundige(n).
Incidenteel kan de bestuurder zich, bijvoorbeeld bij ziekte, laten vervangen door bijvoorbeeld een adjunct-bestuurder, een commissaris of lid bestuur.
Regels voor de overlegvergadering
De artikelen 23a en 23b WOR geven een aantal regels voor de gang van zaken tijdens de overlegvergadering, vaststelling en bekendmaking van de agenda en vaststelling en bekendmaking van het verslag van de overlegvergadering. Vanzelfsprekend kunnen ondernemingsraad en bestuurder zelf hier afspraken over maken.
De overlegvergadering kan alleen worden gehouden als de ondernemingsraad voldoet aan de regels uit het reglement voor het houden van een geldige ondernemingsraadsvergadering.
Ondernemingsraad en bestuurder treffen een regeling voor het voorzitterschap van de overlegvergadering. Als ze hier niet uitkomen, geldt de wettelijke regel dat het voorzitterschap beurtelings wisselt.
De secretaris van de ondernemingsraad is doorgaans de secretaris van de overlegvergadering. Agendapunten worden bij de secretaris aangemeld.
Het verslag van de overlegvergadering moet worden goedgekeurd door de bestuurder en ondernemingsraad. Het verslag is een belangrijk document omdat het informatie bevat over de afspraken tussen ondernemingsraad en bestuurder.
Zowel de bestuurder als de ondernemingsraad kunnen tijdens de vergadering besluiten nemen.
De voorzitter moet de overlegvergadering tijdelijk schorsen als afzonderlijk beraad over een bepaald onderwerp wenselijk is.
