Het blijft altijd een lastig onderwerp want hoe pas je het adviesrecht voor de ondernemingsraad nu precies toe? Het adviesrecht is een belangrijke bevoegdheid van de ondernemingsraad en in dit artikel ga ik in hoe een goed advies van de ondernemingsraad eruit zou kunnen zien.

In de dagelijkse praktijk kom ik vele vormen van advisering tegen met soms hele vervelende gevolgen voor werknemers die betrokken worden bij de uitvoering van bijvoorbeeld een veranderingsproces.

De dagelijkse praktijk: hoe adviseren ondernemingsraden?

Enkele voorbeelden:

Een advies in twee alinea’s: wij adviseren positief met betrekking tot …

Wij adviseren positief onder voorwaarden dat … of mits … of tenzij …
Wij adviseren negatief onder voorwaarden dat .. of mits … of tenzij …
Wij adviseren positief en de uitwerking van dit proces hoeft niet ter advies meer te worden voorgelegd ….

En zo zijn er wel meer voorbeelden te bedenken. En sommige ondernemingsraden denken slim te zijn door alles met ‘negatief’ te beantwoorden:

Wij adviseren negatief onder voorwaarden dat … of mits … of tenzij …. enz..

Kijken we nog verder dan moeten we ook vaststellen dat vele ondernemingsraden pas heel laat betrokken worden bij een verandering waardoor er eigenlijk van wezenlijke invloed geen sprake meer kan zijn. En toch adviseren ze ….?

Belangrijke taak ondernemingsraad

En dit alles in een tijd dat goede kwaliteit van medezeggenschap essentieel is omdat veel organisaties in hoog tempo veranderen. En al die veranderingen hebben veel invloed op de organisatie en zijn medewerkers.

Daarom zijn de belangen van het personeel groot en verdienen zij een ondernemingsraad die ze op een slagvaardige wijze behartigt. En dat kan door een goede toepassing van artikel 25 van de Wet op de ondernemingsraden.

Het voorgenomen besluit

In de praktijk is een het indienen van een voorgenomen besluit bij de ondernemingsraad een sluitstuk van een denk- en ontwikkelingsproces van bestuurder en MT en dat soms maanden duurt. Ze zijn het resultaat van veel compromissen en daardoor vaak in beton gegoten. Hoe dikker het beton, hoe moeilijker het is voor de ondernemingsraad om nog invloed uit te kunnen oefenen.

Algemene gang van zaken

Van groot belang is de toepassing van de bespreking van de algemene gang van zaken (artikel 24 WOR). De bespreking van de algemene gang van zaken is een formele vergadering en waarin de bestuurder aangeeft welke adviesplichtige onderwerpen de ondernemingsraad voorgelegd wordt in de komende 6-maanden.

Dit is dus een eerste kennismaking met het adviesplichtig onderwerp wat ergens in de komende maanden op de agenda komt van de ondernemingsraad.

Het benoemen van het onderwerp in die vergadering geeft de ondernemingsraad het signaal dat men zich kan gaan voorbereiden op dit onderwerp. Dus aan de slag OR!

En soms wordt een onderwerp niet genoemd omdat het simpelweg niet speelt op dat moment. Of het is nog erg pril en het valt nog te bezien of dat in de eerst komende 6 maanden een rol gaat spelen.

De overlegvergadering

Naast de bespreking van de algemene gang van zaken is het handig, als je weet dat het gaat spelen, om tijdens overlegvergaderingen te vragen naar de voortgang van het onderwerp. Het is ook handig om ruim voor de indiening van het voorgenomen besluit eigen criteria in te brengen. Dit zorgt ervoor dat de bestuurder weet wat de ondernemingsraad belangrijk vindt.

Bij iedere adviesaanvraag hoort een overlegvergadering te worden gehouden (kan een reguliere overlegvergadering zijn) waarin de bestuurder een toelichting geeft op het voorgenomen besluit.

Tijd

In verschillende voorgenomen besluiten zie je nog wel eens dat de bestuurder verlangt dat de ondernemingsraad binnen een bepaalde tijd zijn advies uitbrengt.

… graag ontvangen wij uw (positief) advies voor (datum).

De bestuurder zit niet in de positie om te bepalen wanneer de ondernemingsraad zijn advies zal uitbrengen. Dat bepaalt de ondernemingsraad helemaal zelf.

Het is dus van belang dat de ondernemingsraad hier schriftelijk een reactie op geeft in de vorm van “wij voelen ons niet gehouden aan de door u genoemde datum ..”. Hiermee is de juridische positie van de ondernemingsraad veilig gesteld.

Zou je dat niet doen als ondernemingsraad, dan kan de bestuurder direct na de gestelde datum zijn voorgenomen besluit om zetten naar een definitief besluit.

De mitsen en tenzij’s

Het adviesrecht brengt ondernemingsraden niet in een onderhandelingspositie (hier is jurisprudentie over). Dat betekent dat wanneer de ondernemingsraad positief of negatief adviseert en daarin een aantal mitsen of tenzij’s heeft geformuleerd de bestuurder daar in feite geen rekening mee hoeft te houden.

Dat zie je vaak ook wel terug in de praktijk. De bestuurder bedankt de OR voor het positieve advies en gaat akkoord met de mitsen en tenzij’s. De vraag is alleen nog wanneer deze ten uitvoer worden gebracht?

Want meestal door ‘voortschrijdend inzicht’ komen deze punten niet meer terug op de agenda. Wat betekent dat het resultaat of de betrokkenheid van de ondernemingsraad zeer marginaal is geweest.

Maak afspraken in de overlegvergadering

Wil de ondernemingsraad bepaalde zaken geregeld zien (de mitsen en tenzij’s) dan moet je dat regelen voor je advisering. Dus in de overlegvergadering maak je daar afspraken over en ook wanneer dit gaat plaatsvinden. Maak dit zo concreet mogelijk! Het betekent dat je als ondernemingsraad dus voor je advisering in de onderhandelingsrol komt te zitten en dit vraagt van de ondernemingsraad handigheid en resultaatgerichtheid.

Het advies van de ondernemingsraad

Dit is dus ook een sluitstuk na de (diverse) overlegvergadering(en) met de bestuurder en geeft een beeld wat er in de afgelopen tijd tussen de partijen is afgesproken.

En op basis van wat eerder overeengekomen is kan de ondernemingsraad zijn advies uitbrengen.

Het is vervolgens verplicht dat de bestuurder weer een schriftelijke reactie geeft op het advies van de ondernemingsraad.

Wanneer er in het voortraject goede afspraken zijn gemaakt is het advies en de reactie van de bestuurder op het advies van de ondernemingsraad een hamerstuk. Want partijen zijn het, over het algemeen, volstrekt met elkaar eens over de punten zoals eerder is afgesproken.

Ja wat een mooie openingszin toch? In de dagelijkse praktijk zien we vaak dat ondernemingsraden een groot voorstander zijn om een goede relatie te onderhouden met de overlegpartner, de bestuurder dus. Op zich helemaal niets verkeerd mee. Maar dit mag niet ten koste gaan van jezelf in de nesten werken.

Praktijkvoorbeeld Adviesrecht ondernemingsraad

Een voorbeeld wil ik met je delen van een ondernemingsraad bij een gemeentelijke organisatie.

Gemeentelijke organisaties zijn continu in beweging en proberen de werkzaamheden zo goed mogelijk te regelen voor ‘de burgers’.

Een tijdje geleden ben ik gevraagd om de ondernemingsraad te ondersteunen bij een ingrijpend veranderingsproces en wat ter advies bij de ondernemingsraad is neergelegd.

Binnen de gemeente was een samenwerkingsproces met een naastgelegen gemeente die echter een andere structuur had. De wens van de bestuurder was om de gemeente aan te passen aan de structuur van de gemeente waarmee wordt samengewerkt.

Nut en noodzaak verandering

De eerste vraag die ik stelde ging over ‘nut en noodzaak’ van de verandering. De ondernemingsraad kon daar niet een heel duidelijk antwoord op geven. En in het overleg met de bestuurder kon ‘nut en noodzaak’ ook niet helder worden gemaakt. Wat wel steeds terugkwam was dat de maatschappij sterk aan het veranderen was en dat de organisatie daar op moest anticiperen. In mijn beleving behoort dat een continu proces te zijn.

Inmiddels waren leidinggevenden al druk bezig om te horen hoe medewerkers aankijken tegen het veranderingsproces. Een vreemde gang van zaken daar de ondernemingsraad nog in het geheel niet overtuigd is van de noodzaak om te veranderen.

De bestuurder gaf in de overleggen aan dat iedereen (medewerkers) graag willen dat de verandering gaat plaatsvinden.

Natuurlijk heeft de ondernemingsraad ook contact gezocht met de medewerkers (achterban) om te peilen hoe het veranderingsproces is besproken. Daaruit kwam naar voren dat het vooral een monoloog was vanuit leidinggevenden. Wanneer je naar meer informatie vroeg werd aangegeven dat dit later nog wel zal worden aangereikt. En had je mogelijke bezwaren dan werd dit niet gewaardeerd.

Voor de ondernemingsraad zaak om te blijven hangen in ‘nut en noodzaak’. Wat er voor zorgde dat het gehele proces vastliep. Het overleg tussen ondernemingsraad en bestuurder werd er niet leuker op en de sfeer was op sommige momenten te snijden.

Het archief van de ondernemingsraad

Tot op het moment dat er een wethouder in het archief was gedoken en met een verheugd verhaal kwam dat de ondernemingsraad ongeveer 9 jaar geleden al ‘positief’ had geadviseerd over een veranderingsproces. En hier is door de organisatie nooit verder invulling aan gegeven. Een ieder kan begrijpen dat dit als een enorme verrassing bij de ondernemingsraad binnen kwam.

Als adviseur van de ondernemingsraad heb ik persoonlijk contact gezocht met de bestuurder met de vraag dat het goed zou zijn wanneer er een afspraak wordt gemaakt tussen bestuurder en adviseur om deze zaak te bespreken. Kort door de bocht luide de boodschap dat wanneer we op deze manier verder gaan dat het niet ondenkbaar is dat er slachtoffers gaan ontstaan. En dat is iets wat niemand wil.

De reactie van de bestuurder was ‘nee, geen behoefte aan’. Jij bent adviseur van de ondernemingsraad en dat wil ik graag zo houden. Aparte reactie maar prima, ik had mijn best gedaan om het proces weer vlot te trekken.

Dit was dan ook de koelbloedige mededeling van de bestuurder dat uitvoering wordt gegeven aan het uitgebrachte advies van de ondernemingsraad wat 9 jaar geleden is uitgebracht.

Verbouwereerd is het juist woord hoe de ondernemingsraad aankeek tegen deze mededeling. Ze waren echt uit het veld geslagen.

Dit zorgde ervoor dat ze na ongeveer anderhalve maand later deze mededeling deden naar mij. Hier ontstond ook ergernis tussen mij als adviseur en de ondernemingsraad. Want een ieder weet toch dat je het proces zuiver moet laten verlopen. Want wat is het definitieve besluit van de bestuurder? En waarom reageer je niet binnen de 30-dagen als ondernemingsraad op het besluit van de bestuurder??

Uiteindelijk hebben we de draad weer opgepakt en is een ‘kantonrechters-procedure’ gestart.

Op bezoek bij de Kantonrechter

Nu moet je je voorstellen dat het besluit van 9 jaar geleden niet is uitgevoerd omdat dit flinke consequenties met zich meebracht voor het college en daardoor is dat proces gestrand 9 jaar geleden.

Het betekende voor ons een andere strategie richting de kantonrechter. Het maakt de ondernemingsraad niet uit wie er zou winnen. Want wanneer de bestuurder zou winnen dan kan alleen het besluit van 9 jaar geleden ten uitvoer worden gebracht. Wil je dat wijzigen of veranderen dan zal je toch weer opnieuw een adviesaanvraag moeten schrijven voor de ondernemingsraad. En mocht de ondernemingsraad winnen dan snijdt het dus geen hout om terug te grijpen naar een besluit van zoveel jaren geleden.

De uitspraak van de kantonrechter was dat de bestuurder in het gelijk werd gesteld. Dit betekende dus dat zij het besluit van 9 jaar geleden kon uitvoeren.

Kortom: dit heeft een flinke hoeveelheid tijd en geld gekost en men is er niets mee opgeschoten.

Uiteindelijk is het gehele proces in de koelkast geplaatst. Een aantal maanden later werd de ondernemingsraad op de hoogte gebracht dat de bestuurder ontslag heeft genomen.

De boodschap is: ga zorgvuldig om met het adviesrecht. Breng zo min mogelijk een ‘positief’ of ‘negatief’ uit en ga zoveel als mogelijk is inhoudelijk in op het voorgenomen besluit. En een goede procedure of werkwijze kan in sommige gevallen beter zijn voor de relatie.

Het adviesrecht van de OR