Onderhandelen kan jij ook!

Onderhandelen gaat vooral om het communicatieproces tussen de partijen die betrokken zijn bij het onderhandelingsproces.

De keuze tussen de harde of de zachte benadering is een schijnkeuze omdat onderhandelingen a priori tegengestelde en gemeenschappelijke belangen omvatten. Een onderhande­ling is pas goed afgesloten als beide partijen resultaten hebben geboekt waarmee beider belangen zijn gediend en waarvoor een redelijke “prijs” is betaald. Wij geven hier de essentie van vier basisregels.

1.  Maak een onderscheid tussen de mensen en de onderhandelingspunten

Naarmate mensen zich meer richten op de eigen belangen en standpunten, neemt de kans op verharding in de relatie toe. Ze gaan zich identificeren met het eenmaal ingenomen standpunt, waardoor het steeds moeilijker c.q. ongeloofwaar­diger wordt om dit later te wijzigen. Door de onderhande­lingspunten c.q. de spelende problemen objectief te beschrijven als waarne­mingen en feiten kan een gemeenschappelijk aanvaard beeld ontstaan van de situatie.

Zodra gevoelens als twijfel, zorg, onzekerheid, wantrouwen en dergelijke een rol gaan spelen, ondermijnen ze de noodzakelijke objectiviteit en mogelijk de relatie. Wanneer iemand uit geldnood een antiek familiestuk bij een antiquair aanbiedt, zal toch objectief bekeken moeten worden wat het waard is.

De persoonlijke beleving van de geboden prijs moet in de relationele sfeer behandeld worden. Misschien zegt de antiquair dan wel dat je het familie­stuk nog maar even moet bewaren als het je zoveel waard is. Onafhankelijk daarvan kan de geboden prijs realistisch zijn. Het voorbeeld maakt ook duidelijk dat een relatio­neel of persoonlijk probleem niet zakelijk kan worden opgelost en omgekeerd. Problemen in beide gebieden vragen om een eigen behande­ling. Maak daar dan ook ruimte voor, maar maak wel onder­scheid tussen beide. Zo kan het ook heel belangrijk zijn om tijdens onderhande­lingen niet alleen inhoudelijk duidelijk te maken waarmee men het eens of oneens is, maar ook in de wijze waarop partijen met elkaar onderhandelen.

2.  Richt je op de belangen en niet op de standpunten

Het belangrijkste is dat standpunten de echt op het spel staande belangen toedek­ken, waardoor de onderhandelingsmarges onnodig klein worden. Onderhandelen op basis van standpunten brengt mensen uiteindelijk in een situatie met een winnaar en een verliezer. Zelfs de overeenstem­ming over een bepaald standpunt betekent nog lang niet dat alle aan de orde zijnde belangen voldoende zijn onderzocht op alternatie­ve oplossin­gen. In zo’n geval komt er al gauw een onnodig compromis uit. 

Het onderhan­delingsre­sultaat zal groter zijn naarmate men meer bereid is over de echte belangen te spreken. Als de bonden een de havenstaking eisen dat alle 150 havenwerkers die ontslagen worden een andere baan aangeboden moeten krijgen, roepen ze verharding op. Als ze daarentegen dat standpunt loslaten, maar duidelijk maken dat ze zitten met het vinden van werk voor deze mensen, dan zijn er in principe veel meer oplossin­gen en leggen zre zichzelf niet onnodig vast.

3.  Ontwikkel zoveel mogelijk alternatieve oplossingen en mogelijkheden alvorens een besluit te nemen

Hoe meer iemand geneigd is te onderhandelen vanuit een bepaald standpunt, des te sneller zal hij neigen naar het aanbieden van bepaalde (het eigenbe­lang dienende) oplossingen. Zo ontstaat gemakkelijk de situatie van “take it or leave it” met alle mogelijke frustraties van dien. 

Of een oplossing de wederzijdse belangen echt dient, hangt mede af van de mate waarin partijen weten wat ze wel en niet willen. Een onverwachte oplossing van de andere partij hoeft niet bedreigend te zijn, als je maar steeds teruggaat naar de eigenlijke belangen. 

De oplossing moet voldoen aan uitgangspunten die voor alle partijen aanvaardbaar zijn. De criteria die aan het besluit ten grondslag liggen, moeten gemeenschappe­lijk zijn. Alle partijen moeten ten slotte voordeel kunnen behalen uit de onderhandelingen. Als een nieuw kabinet zijn regerings­pro­gramma presenteert, moeten alle regeringspartijen zich daarin kunnen vinden. Ter verdediging van dat programma moet elke afzonderlijke minister c.q. partij de aan dat regeringsprogramma ten grondslag liggende uitgangspunten kunnen verdedigen.

4.  Werk toe naar objectieve criteria

Vooral waar onderhandelingen namens een achterban of in het licht van bepaalde maatschap­pelijke groeperingen en belangen worden gevoerd, zijn objectieve criteria belangrijk. De onderhandelaars kunnen het bij wijze van spreken intentioneel wel eens worden, maar dat hoeft niet door de omge­ving gedeeld te worden. 

Gedurende het gehele onderhandelingsproces proberen de partijen een objectief beeld te krijgen van de situatie en problemen, de persoonlij­ke gevoelens die spelen, de mogelijkheden en onmogelijkheden. Kortom: van de belangen die spelen. Het streven naar objec­tieve criteria betekent dat de partijen bewust zoeken naar bovenpersoon­lijke uitgangspunten die de onderhandelaars en hun achterban of omgeving ook kunnen delen. Dit kan alleen als ze zich volledig inleven in de belangen over en weer en zich dus actief inzetten om de belangenverschil­len te onderzoeken. Waar het om gaat is, dat ze criteria vinden die boven enige twijfel van subjectieve voorkeur verheven zijn.

Als door expertise van een onafhankelijke derde partij de schade en de reparatie of restwaarde van een auto is vastgesteld, moeten de gehan­teerde criteria voor alle partijen acceptabel en helder zijn. Veelal zijn er andere ervaringsfeiten die helpen deze objectieve criteria te vinden dan de jurisprudentie in de recht­spraak. Tegelijkertijd kan men quasi objectieve criteria hanteren met verwijzing naar algemene gebruiken, autoriteiten op een bepaald gebied, onderzoeksresulta­ten, precedenten, e.d. Alle partijen en de omgeving moeten objectieve criteria dus kunnen aanvaarden.

Weten hoe te handelen als er geen compromis gevonden wordt

Tot slot geldt naast deze vier basisregels dat de partijen bij elke onderhandelingssituatie moeten weten wat ze kunnen doen als de onderhandelingen niet slagen. Is er geen alternatief, dan bestaat het gevaar door de knieën te gaan. Een dergelijke onderhandelingssituatie is bedreigend en schept frustrerende afhankelijkheden of verleidt tot overhaaste beslissingen, omdat er in feite geen andere keuze is. 

Wil je meer informatie kijk dan eens naar de E-cursus Proactief werken als ondernemingsraad.