Tijdens een bijeenkomst met trainers (opleiders) ontstond een aardige discussie over het door bestuurders (directeuren) toepassen van de geheimhoudingsplicht. (Te)Vaak wordt gebruikt gemaakt van de term ‘geheimhouding’ en hoe ga je daar nu mee om als ondernemingsraad?
Wat zegt de praktijk over de geheimhoudingsplicht?
Wanneer ik met een ondernemingsraad op training ben dan is mijn verhaal dat de bestuurder het liefst voor de behandeling van een onderwerp aangeeft of er sprake is van geheimhouding.
En dat is best handig want dan kan de ondernemingsraad alsnog zelf besluiten, willen we dit horen of niet?
Geheimhoudingsplicht ondernemingsraad
Menige ondernemingsraad neemt het als vanzelfsprekend wanneer er geheimhouding wordt gevraagd. Een probleem wat ontstaat is dat er niet met de achterban over gecommuniceerd kan worden. En juist voor ondernemingsraden is het belangrijk om met de collega’s (de achterban) over het onderwerp te kunnen praten.
Maar wanneer er geheimhouding op rust dan is dat dan toch een behoorlijke beperking.
Wanneer de ondernemingsraad de geheimhouding accepteert dan is het voor de ondernemingsraad handig dat hij te weten komt wie er nog meer op de hoogte is van de plannen en wat de termijn van de geheimhouding is.
Tot op de dag van vandaag zijn er nog steeds veel bestuurders die heel voorzichtig omgaan met het verstrekken van informatie aan de ondernemingsraad.
En de geheimhouding vaak gebruiken om onrust in de organisatie te voorkomen.
Wat zegt de WOR?
Wanneer we de Wet op de ondernemingsraden erbij pakken dan staat er toch duidelijk “…
Het voornemen om geheimhouding op te leggen wordt zoveel mogelijk voor de behandeling van de betrokken aangelegenheid meegedeeld”. Lees artikel 20 WOR.
Dit betekent echter ook dat de bestuurder na het hele verhaal kan zeggen ‘oh ja, dit valt onder de geheimhoudingsplicht’.
Dan is er dus geen keuze meer voor de ondernemingsraad!
Maar is dat voor de ondernemingsraad echt lastig?
Wanneer de ondernemingsraad werkt met de Navigator werkmethode dan ligt het toch wat eenvoudiger.
Want de ondernemingsraad communiceert niet over de informatie van de bestuurder maar over de eigen toetsingscriteria. En dus niet over de onder geheimhouding ontvangen informatie.
En de ondernemingsraad vraagt ook niet of de achterban het ergens mee eens is of oneens.
Als er iets gedeeld wordt met de achterban dan zijn dat dus de eigen toetsingspunten.
En die zijn niet geheim, dus een vermoedelijke beperking over de geheimhouding valt dus reuze mee.
Het door de bestuurder opleggen van de geheimhouding moet dus een uitzondering zijn en mag alleen in bijzondere situaties* worden opgelegd.
Voor de OR belangrijk om te onderzoeken wat hij verstaat onder ‘bijzondere situaties’? Ga hierover met elkaar in gesprek en deel dit met de bestuurder.
Geheimhouding en toetsingspunten
In sommige situaties kan het toch problematisch zijn wanneer de ondernemingsraad zijn toetsingspunten presenteert over een onderwerp waarop de geheimhouding rust.
Een voorbeeld: de bestuurder komt in de overlegvergadering met een ingrijpend veranderingsproces en waarbij diverse werkplekken ter discussie staan.
Na de presentatie van de plannen legt de bestuurder de ondernemingsraad geheimhouding op, dit om onrust te voorkomen.
Je kan dus niet bekend maken dat er plannen in voorbereiding zijn. Als ondernemingsraad ga je aan de slag en formuleert een aantal belangrijke criteria.
Een criteria luidt: ‘wij vinden dat de productieafdeling los moet komen van het veranderingsproces en dat het investeringsplan voor deze afdeling niet in gevaar mag komen’.
Als ondernemingsraad wil je de achterban raadplegen. Misschien spelen er wel andere zaken op de productieafdeling en de medewerkers hebben daar vast wel ideeën over.
Dan zit je dus mogelijk met een probleem want de collega’s prikken er snel doorheen en komen er achter dat er meer aan de hand is en dat er mogelijk plannen worden ontwikkeld.
Daar kan je dus niet over praten want daar rust de geheimhouding op.
Mogelijke oplossingen:
- de geheime informatie uit de toetsingspunten halen.
Dat is niet altijd mogelijk, maar in sommige situaties wel.
Vanuit het genoemde voorbeeld over het punt van het investeringsplan kan je aan de achterban vragen “wij vinden dat het investeringsplan dat is afgesproken volledig moet worden uitgevoerd”.
En daarbij de toelichting dat je wilt weten welke investeringen echt nodig zijn en welke niet, waarom wel en waarom niet.
In een dergelijke situatie heb je voldaan aan de geheimhoudingsplicht en ben je in staat als ondernemingsraad om de achterban hulp te vragen en de eigen toetsingscriteria scherper te krijgen. - deskundige collega’s betrekken.
Als je weet wie nog meer op de hoogte is van de plannen dan kan je in gesprek met deze mensen met het verzoek te reageren op je toetsingspunten.
Het is wel handig dat dit wordt gecommuniceerd met de bestuurder (tijdens de bespreking van het onderwerp). - Toestemming vragen over achterbanraadpleging.
Niet echt handig want je maakt je afhankelijk van de beslissing van de bestuurder en wat te doen bij een ‘Nee’?
Dan is communicatie met de achterban geblokkeerd en je schept een precedent.
Wat gebeurt er wanneer je het niet eens bent met het besluit van de bestuurder? Dan loop je de kans dat de discussie verschuift van inhoud naar procedure (WOR).
Het voorkomen van problemen:
- de bestuurder helder te maken dat de geheimhoudingsplicht alleen voor bijzondere situaties* bedoeld is, en dat deze niet te pas en te onpas mag worden opgelegd.
Maak eigen criteria wat de ondernemingsraad verstaat onder bijzondere situaties. - afspraken maken met elkaar dat wanneer de bestuurder gebruik wil maken van de geheimhoudingsplicht dat hij voorafgaand aan de bespreking dit kenbaar maakt.
- helder maken waarop de geheimhoudingsplicht rust. Probeer grenzen te bepalen met elkaar wat precies onder de geheimhouding wordt verstaan.
- duidelijkheid te krijgen voor hoe lang de geheimhouding duurt. Als deze niet kan worden bepaald dan is het handig om het met elkaar te hebben over de voorwaarden of omstandigheden en wanneer de geheimhoudingsplicht komt te vervallen.
- in de meeste gevallen is de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht op de hoogte van plannen. De ondernemingsraad kan natuurlijk met hen in contact treden om de toetsingspunten te bespreken en om steun te verkrijgen.
