De bespreking van de algemene gang van zaken

Om een lang verhaal kort te maken: de bespreking van de algemene gang van zaken is een formele vergadering volgens de Wet op de ondernemingsraad. Er behoren dus notulen te worden gemaakt van deze bijeenkomst. Waar we het met elkaar over moeten gaan hebben is: dat de bestuurder behoort aan te geven welke plannen en verwachtingen hij heeft voor de komende tijd.

Bespreking algemene gang van zaken: hoe organiseer je dat?

Volgens artikel 24 is het verplicht om deze bijeenkomst 2x per jaar te organiseren. En tijdens de bespreking zal de bestuurder kenbaar moeten maken welke adviesplichtige of instemmingsplichtige onderwerpen hij/zij in voorbereiding heeft.

In de afgelopen periode toch weer van een aantal ondernemingsraden vragen gekregen over de bespreking van de algemene gang van zaken:

• De bestuurder wil een informele bijeenkomst.
• Het hele management is uitgenodigd.
• We mogen het over alles hebben.
• Wij willen een BOT-overleg (Benen Op Tafel).

Hieronder een aantal punten volgens de Wet op de ondernemingsraad.

Waar wordt over gesproken bij de bespreking van de Algemene gang van zaken

De ondernemingsraad heeft, volgens artikel 24 van de WOR, het recht om minimaal tweemaal per jaar met de bestuurder de algemene zaken binnen de onderneming te bespreken. Een belangrijk recht omdat het de OR in staat stelt vroegtijdig bij de besluitvorming betrokken te worden.

In de bespreking is het volgende belangrijk:

• Verleden (hoe constructief is het overleg in de afgelopen periode geweest).
• Heden (welke onderwerpen liggen nog ter advies of instemming bij de OR en wanneer komt hier duidelijkheid over?).
• Toekomst (welke adviesplichtige en instemmingsplichtige zaken in voorbereiding).

Deze opbouw van de vergadering zorgt ervoor dat je een kapstok creëert om je eigen agenda als OR te vullen en je deskundig te maken op de verschillende onderwerpen die gaan komen.

Doel van het overleg

In het kader van het informatierecht heeft de OR recht op informatie over de plannen van de bestuurder voor de komende tijd. Dit geldt voor financieel-economische zaken maar ook voor het sociaal beleid dat de organisatie uitvoert of wil gaan ontwikkelen. Tijdens de bespreking van de algemene gang van zaken verstrekt de bestuurder deze informatie aan de OR. In die zin dat hij zijn toekomstplannen aan de OR verduidelijkt.

De OR is hierdoor vroegtijdig geïnformeerd over de plannen van de bestuurder en kan zijn invloed al uitoefenen nog voordat de bestuurder zijn voorgenomen besluiten formuleert (adviesaanvragen en instemmingsverzoeken).

Frequentie en moment van het overleg

De WOR (artikel 24) geeft aan dat deze vergaderingen minimaal twee keer per jaar moeten plaatsvinden. Mijn advies is om deze vergaderingen jaarlijks vast te leggen, dit natuurlijk in overleg met de bestuurder.

Het is verstandig om deze vergaderingen in te plannen op de momenten dat de begroting beschikbaar is, meestal november, en wanneer het jaarverslag verschijnt met daarin opgenomen de jaarrekening en het sociaal jaarverslag, meestal mei/juni.

Wie zijn aanwezig bij het overleg

Bij de bespreking van de algemene gang van zaken zijn in ieder geval de bestuurder en de OR-leden aanwezig. De Wet stelt dat er een verschijningsplicht is voor leden van de raad van commissarissen/raad van toezicht of het bestuur. Zij zijn verplicht om de bespreking van de algemene gang van zaken bij te wonen. Maar de ondernemingsraad kan besluiten dat hij het niet nodig vindt dat zij aanwezig zijn.

De OR moet zich hierbij wel realiseren dat dit een van de weinige momenten is om in contact te komen met de raad van commissarissen/ raad van toezicht of het bestuur. Als zij aanwezig zijn is het voor de ondernemingsraad altijd handig om de vraag te stellen “wat zij van de presentatie van de bestuurder vinden”.

Inhoud van het overleg

De bestuurder moet aangeven welke plannen en verwachtingen hij het komende jaar heeft. Hij moet informatie verstrekken over adviesplichtige en instemmingsplichtige besluiten die hij in voorbereiding heeft. Hierbij moeten OR en bestuurder ook bespreken op welk moment de OR bij de verdere ontwikkeling van deze beleidsvoornemens wordt betrokken en op welke wijze de OR vorm wil en kan geven aan zijn betrokkenheid.

Verder moet de bestuurder verantwoording afleggen over het gevoerde financieel-economisch en sociale beleid van de afgelopen periode met daarin de algemene gegevens over de werkgelegenheid. Hiervoor stelt de bestuurder de OR de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag ter beschikking, met daarin opgenomen het sociaal jaarverslag.

Gang van zaken tijdens het overleg

De OR kan ervoor kiezen om de bespreking van de algemene gang van zaken op dezelfde wijze te organiseren als de gebruikelijke overlegvergaderingen. Het is mogelijk om voor deze vergadering een technisch voorzitter te kiezen.

De uitkomst van het overleg

Aan het einde van het overleg moet voor de ondernemingsraad duidelijk zijn welke toekomstplannen de bestuurder heeft, op welk moment de bestuurder de OR inschakelt en welke rol de OR bij de ontwikkeling van deze toekomstplannen gaat vervullen.

Gaan er ingrijpende veranderingsprocessen spelen, dan doet de OR er verstandig aan om te onderzoeken of er specifieke deskundigheid voor nodig is.

De OR moet vervolgens concrete afspraken maken met de bestuurder over zijn betrokkenheid bij de veranderingsprocessen.

Aandachtspunten

Het niet houden van besprekingen van de algemene gang van zaken kan de ondernemingsraad een informatieachterstand opleveren. Want de OR wordt dan niet tijdig geïnformeerd.

Ook mist de OR dan de kans om met de bestuurder afspraken te maken over de betrokkenheid van de OR bij de besluitvormingsprocessen. Weigert de bestuurder om deel te nemen aan de bespreking van de algemene gang van zaken, dan kan de OR dit bij de afhandeling van toekomstige adviesaanvragen aanhalen.

Evalueer in een eerstvolgende OR- en overlegvergadering de bespreking van de algemene gang van zaken en stel de verbeterpunten voor een volgend overleg vast.